협동조합 설립 신고서류 작성 유의사항에 대해

협동조합 설립 신고서류는 정관, 사업계획서, 창립총회 의사록, 임원명부와 임원의 이력서 및 사진, 설립동의자 명부, 수입 및 지출 예산서, 출자 1좌당 금액과 조합원 또는 회원별로 인수하려는 출자좌수를 적은 서류, 창립총회 공고문 등이 있습니다. 이중에서 가장 중요한 핵심은 정관과 사업계획서 작성일 것입니다. 하지만 다른 서류들 또한 어느 것 하나 빠진다면 설립 결격사유가 되기에 꼼꼼히 챙겨보아야 할 것입니다. 오늘은 협동조합 설립 신고서류 작성시 유의할 점에 대해 함께 살펴볼까 합니다.

먼저 정관은 전 시간에 대략 설명했고 기획재정부 표준시안이 있기에 그것을 참조해보면 될 것입니다. 여기서 가장 유의할 점은 정관에 표시된 사업분야와 별도로 제출할 사업계획서, 그리고 수입 및 지출예산서의 상호 조화 및 일관성 여부입니다. 정관에는 분명 표기되어 있는 사업분야인데 사업계획서와 예산분야에 그 내용이 담겨있지 않다면 이는 분명 문제사항으로 검토단계에서 보완을 요구받을 것입니다. 이는 거꾸로 정관에 없는 사업분야가 사업계획서에 있는 경우도 마찬가지입니다.

예를 들어 정관의 사업분야에 여행업이 명시되어 있는데 사업계획서나 예산서에 그 내용이 없다면 이는 조합설립과정에서 무언가 어설픈 면이 있다는 것을 자인하는 모습입니다. 반대의 경우도 마찬가지로 정관에는 없는데 사업계획서상에 여행업이 있다면 이것 역시 문제가 될 것입니다. 중앙정부의 표준정관은 제시되어 있지만 표준 사업계획서는 없습니다. 이것은 조합 발기인들이 함께 모여 의논하고 다듬어야 할 사항이기 때문입니다. 정관은 조합원 총회에서 추후 수정보완이 가능하기에 초창기 사업분야를 정할 때에는 크게 욕심내지 않고 선택과 집중을 하는 것이 좋다는 조언을 해봅니다. 이래야만 사업계획서나 예산분야도 간명하게 나올 수 있고 설립에 속도를 낼 수 있기 때문입니다.

다음으로 의사록 작성에 대해 살펴보겠습니다.

의사록에는 회의일시와 장소, 참석대상 및 참석자 명단, 회의안건, 진행자등을 명기해야 하고 총회 필수적 의결사항인 정관, 사업계획서, 수입·지출예산서, 임원의 선출, 설립경비 등 설립에 필요한 사항 등에 대한 회의내용을 적어야 합니다. 안건 처리시에는 제안자 및 동의자, 그리고 제청자등의 명단까지 써넣으면 더할 나위 없을 것입니다. ‘가령 의장 000이 정관제안 설명을 한 후 회원들의 동의와 제청 여부를 묻자 000이 동의를 하고 000이 제청을 한 후 회원들의 만장일치 찬성으로 통과됨’등의 문장이 의사록에 들어갈 한 예가 될 것입니다.

다음으로는 설립동의자와 임원명부입니다.

최초 5인 이상의 발기인이 모여 설립추진을 결의한 후 취지에 동의하는 사람들을 추가로 모아 총회를 여는데 이 숫자를 포괄하는 개념이 설립동의자입니다. 당연히 설립동의자 숫자와 출자를 한 사람들의 숫자가 일치해야 할 것입니다. 이중에서 이사장을 포함한 임원진을 선출하게 되는데 임원진은 사진이 들어간 이력서를 설립신고서류로 별도로 제출해야 합니다. 출자금과 규모를 적을 때에는 한 조합원의 출자규모가 전체규모의 30%를 초과한 경우가 있는지 살펴보아야 합니다. 처음 이사장으로 선출된 조합원이 협동조합의 발전을 위하여 상당한 금액의 출자를 하여 의욕을 과시하였다가 30%를 초과해버린 점을 점검하지 못한 채 서류를 제출하였다가 설립신고서가 반려되는 경우도 있습니다. 다음으로 창립총회 공고문 작성과 게시 방법입니다. 통상적으로 총회 공고문은 총회개최일 7일전에 공고해야 하며 일시와 장소, 안건, 행사일정 등이 들어가야 합니다. 게시방법은 언론이나 인터넷 홈페이지, 혹은 사무실 게시판 등을 이용하면 됩니다. 가령 3월 10일이 총회예정일이라면 ‘3월 10일 열리는 총회를 3월 3일에 00협동조합 준비위 사무실 게시판에 공고하며 안건은 다음과 같습니다’ 라는 식입니다.

끝으로 명칭에 대한 것인데 농업협동조합, 수산업협동조합, 엽연초조합, 산림조합, 중소기업협동조합, 신용협동조합, 소비자생활협동조합, 생활협동조합의 명칭과 이의 줄임명칭은 사용이 불가합니다. 이것은 이미 관련법이 제정되어 고유명사화된 기존 협동조합의 명칭이기 때문입니다.